תשובה מחוץ למשרד, הנקראת גם תשובה אוטומטית, היא תכונה שימושית מאוד ב- Microsoft Outlook לשליחת תשובות אוטומטיות לאנשים ששלחו אליך הודעות דואר אלקטרוני. זה שימושי לעדכון השולחים בזמינות שלך. תכונה זו קיימת ב- Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2010 ואפילו בגירסאות הישנות של Microsoft Outlook. בדרך כלל מכנים אותה כתשובה מחוץ למשרד; עם זאת, ניתן להשתמש בו גם במצבים רבים אחרים.
תכונת התשובה מחוץ למשרד פועלת רק עם חשבונות Exchange . אם אין לך חשבון חליפין, יהיה עליך להגדיר כללים שיעשו זאת עבורך כפי שיפורט להלן.
הגדר תשובה מחוץ למשרד ב- Outlook 2013, 2016 ו- 2010 עם חשבונות Exchange
- ב- Microsoft Outlook, לחץ על קובץ , מידע.
- ואז בחר בתשובות אוטומטיות (מחוץ למשרד) .
הערה: אם האפשרות תשובות אוטומטיות (מחוץ למשרד) אינה זמינה, אינך משתמש בחשבון Exchange. אנא עיין בסעיף הבא כדי לדעת על הגדרת תשובות אוטומטיות בחשבונות שאינם חליפין. - סמן את תיבת הסימון שלח תשובות אוטומטיות . אם ברצונך להגדיר שעת התחלה ושעת סיום לתשובות אוטומטיות, סמן את תיבת הסימון שלח רק בטווח זמן זה , והגדר תאריך ושעה התחלה וסיום.
- בכרטיסייה שכותרתה Inside My Organization , הקלד את הודעת הטקסט שברצונך לשלוח כתשובה אם מישהו שולח לך דוא"ל בתוך הארגון.
- בכרטיסייה שכותרתה מחוץ לארגון שלי , סמן את תיבת הסימון מענה אוטומטי לאנשים מחוץ לארגון שלי ובחר אחת מאפשרויות לחצן הבחירה שכותרתה אנשי הקשר שלי בלבד או כל מי שמחוץ לארגון שלי .
הערה: אם האפשרות תשובות אוטומטיות (מחוץ למשרד) אינה זמינה, אינך משתמש בחשבון Exchange. אנא עיין בסעיף הבא כדי לדעת על הגדרת תשובות אוטומטיות בחשבונות שאינם חליפין.תכונת התשובה האוטומטית תושבת אוטומטית לאחר התאריך והשעה שצוינו. עם זאת, אם ברצונך לבטל את התשובה האוטומטית לפני כן, תוכל לגשת שוב להגדרות התשובות האוטומטיות ולבחור בלחצן הבחירה אל תשלח תשובות אוטומטיות .
הגדרת תשובה מחוץ למשרד ב- Outlook 365 Online (מבוסס אינטרנט)
אם אתה משתמש ב- Outlook 365 באינטרנט , בצע את השלבים המתוארים להלן כדי להגדיר תשובה מחוץ למשרד
- פתח את Outlook בדפדפן האינטרנט והיכנס לחשבונך.
- לחץ על כפתור גלגל השיניים בחלק העליון של הדף כדי לגשת להגדרות.
- לחץ על תשובות אוטומטיות ולחץ על שלח כפתור הבחירה אוטומטי .
- הגדר את התאריך והשעה לתשובות אוטומטיות במידת הצורך.
- הקלד את ההודעה שלך.
- לחץ על שמור בסיום.
- הגדר תשובה מחוץ למשרד ב- Outlook 2013, 2016 ו- 2010 עם כל החשבונות האחרים
אם אתה משתמש בחשבונות דוא"ל שאינם מוחלפים, הנכנסים לקטגוריות אחרות שבהן סוג החשבון בדרך כלל יהיה POP או IMAP, למשל, @ outlook.com, @ aol.com, @ live.com וכו '. אתה יכול לדמות פונקציונליות התשובות האוטומטיות על ידי שילוב של תבנית דוא"ל של Outlook עם כללי Outlook.
- לחץ על דף הבית ואז על דוא"ל חדש . הקלד את ההודעה שברצונך לשלוח כתשובה אוטומטית.
- לחץ על קובץ -> שמור בשם ; ברשימה הנפתחת שמור כסוג , בחר תבנית Outlook .
- הקלד שם כלשהו עבור התבנית ולחץ על שמור .
- כעת לאחר שיצרת תבנית תשובה אוטומטית, עליך ליצור כלל לתשובה אוטומטית להודעות דואר אלקטרוני חדשות.
- לחץ על כללים ואז נהל כללים והתראות .
- לחץ על כלל חדש של כללים והתראות תיבת הדו-שיח. לחץ על החל כללים על הודעות שאני מקבל תחת התחל מכלל ריק ולחץ על הבא ושוב הבא שוב.
- סמן תשובה באמצעות תבנית ספציפית תחת מה ברצונך לעשות עם ההודעות -> לחץ על תבנית ספציפית,
- בתיבה חפש ב בתיבת דו-שיח בחר תבנית תשובה , לחץ על תבניות משתמש במערכת הקבצים . תיבת דו-שיח סטנדרטית של קובץ בחר תופיע. הצבע על תבנית התשובה האוטומטית שיצרת בשלב הראשון. לחץ על הבא, הבא, סיים והחל.
הערה: כדי ששיטה זו תשלח תשובות אוטומטיות, אשף הכללים זקוק לכך ש- Outlook צריך לפעול ויש להגדיר אותה כדי לבדוק אם יש הודעות חדשות מעת לעת. כברירת מחדל, Outlook מוגדר לבדוק הודעות חדשות מעת לעת.
כדי למנוע מ- Outlook לשלוח תשובות חוזרות ונשנות לשולחי הדוא"ל שלך, אשף הכללים ישלח תשובה אחת לכל שולח במהלך כל הפעלה. הפעלה מתחילה כשאתה מפעיל את Outlook ומסתיימת כשאתה סוגר את היישום.
זכור לכבות את הכלל לאחר שאין צורך בו יותר. אחרת, זה ימשיך לשלוח תשובות אוטומטיות.
